การสัมภาษณ์พนักงานคือหนึ่งในเครื่องมือหลักที่ auditor ใช้ตรวจสอบว่าระบบที่เขียนไว้ในเอกสาร ทำได้จริงหรือเปล่า ไม่ใช่เรื่องของการท่องจำ แต่เป็นเรื่องของการเข้าใจงานของตัวเองอย่างแท้จริง

auditor ที่มีประสบการณ์จะถามต่อเรื่อยๆ เมื่อรู้สึกว่าคำตอบเป็นแค่การท่องจำ ดังนั้นการเตรียมตัวที่ดีที่สุดคือการทำความเข้าใจ ไม่ใช่การท่องสคริปต์

กลุ่มคำถามที่ 1: เอกสารและขั้นตอนงาน

"เอกสารที่คุณใช้ในการทำงานนี้คืออะไร และอยู่ที่ไหน"

❌ ผิด: "มีอยู่ใน folder ที่หัวหน้าบอก" (ไม่รู้ document number) ✅ ถูก: "ผมใช้ Work Instruction WI-LAB-003 Rev.2 อยู่ที่ folder shared drive /QMS/WI/ และมีสำเนาพิมพ์แขวนไว้ที่หน้าเครื่อง"

"ถ้า Procedure หรือ Work Instruction มีการแก้ไข คุณจะรู้ได้อย่างไร"

❌ ผิด: "รอให้หัวหน้าบอก" (ไม่มีระบบ) ✅ ถูก: "ระบบจะส่ง email แจ้งเมื่อมีการออก version ใหม่ และหัวหน้าจะให้เซ็นรับทราบทุกครั้ง"

กลุ่มคำถามที่ 2: เครื่องมือและการสอบเทียบ

"เครื่องมือที่คุณใช้ผ่านการสอบเทียบล่าสุดเมื่อไหร่ และจะรู้ได้อย่างไรว่าหมดอายุ"

❌ ผิด: "ไม่รู้ ถามหัวหน้าดีกว่า" ✅ ถูก: "เครื่องนี้สอบเทียบล่าสุดเดือนมกราคม หมดอายุมกราคมปีหน้า มีสติกเกอร์สีเขียวแสดงสถานะ และระบบแจ้งเตือนล่วงหน้า 60 วัน"

"ถ้าพบว่าเครื่องมือที่ใช้หมดอายุสอบเทียบ คุณทำอย่างไร"

✅ ถูก: "หยุดใช้งานทันทีและติดป้าย Out of Service, แจ้งหัวหน้าและบันทึกใน Nonconformity Log, ประเมินว่างานที่ทำไปแล้วต้องทบทวนหรือไม่"

กลุ่มคำถามที่ 3: ผลที่ผิดปกติและการรายงาน

"ถ้าผลการทดสอบออกมาผิดปกติหรือนอก specification คุณทำอย่างไร"

✅ ถูก: "ตรวจสอบก่อนว่าเป็นข้อผิดพลาดของกระบวนการหรือของตัวอย่าง บันทึกใน Nonconforming Work Record, แจ้งหัวหน้าและลูกค้า (ถ้าจำเป็น) และดำเนินการตาม Procedure QP-010"

"คุณเคยพบปัญหาในงานที่ทำและรายงานไปอย่างไร"

นี่คือคำถามที่ auditor ใช้ตรวจสอบว่าวัฒนธรรมการรายงานปัญหาทำงานได้จริง พนักงานที่ตอบว่า "ไม่เคยพบปัญหา" อาจทำให้ auditor สงสัยว่าระบบรายงานไม่ได้ถูกใช้จริง

กลุ่มคำถามที่ 4: นโยบายและวัตถุประสงค์

"นโยบายคุณภาพขององค์กรของคุณกล่าวถึงอะไร และส่งผลต่องานของคุณอย่างไร"

❌ ผิด: ท่องนโยบายได้คำต่อคำแต่อธิบายผลกระทบต่องานตัวเองไม่ได้ ✅ ถูก: อธิบายเป็นภาษาพูดว่านโยบายหมายความว่าอะไรในบริบทของงานตัวเอง

"วัตถุประสงค์คุณภาพที่เกี่ยวข้องกับงานของคุณคืออะไร และทำอย่างไรให้บรรลุ"

กลุ่มคำถามที่ 5: Internal Audit และการปรับปรุง

"เมื่อ Internal Auditor มาตรวจงานของคุณ พบประเด็นอะไรบ้าง และคุณแก้ไขอย่างไร"

คำถามนี้ตรวจสอบว่า Internal Audit ที่ทำไปนั้นมีผลจริง และพนักงานรู้ว่าตัวเองโดน NC อะไรและแก้ไขอย่างไร

วิธีเตรียมพนักงานก่อนวัน Audit

อย่าสอนให้ท่องคำตอบ แต่ให้:

  1. จัด briefing 30–60 นาที อธิบายว่า auditor มาเพื่ออะไร และมักถามอะไร
  2. ให้พนักงานลองตอบคำถามจริงเกี่ยวกับงานของตัวเอง
  3. เน้นว่าถ้าไม่รู้ ให้บอกตรงๆ ว่าต้องไปค้นข้อมูลก่อน ดีกว่าเดาผิด
  4. ตรวจสอบ Observation ที่เคยได้รับ และให้พนักงานอธิบายว่าปรับปรุงอะไรไปแล้ว

บทความที่เกี่ยวข้อง